FACTURACION CON EXCEL
Muchas empresas han hecho de la herramienta ofimática Microsoft Excel o alguno de sus derivados su propia adaptación al sistema de emisión de facturas.
Sin embargo el 10 de julio de 2021 se publicó en el BOE la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, en la que se establecen normas que incluye la obligación de facturar con un sistema que garantice la trazabilidad de todas las facturas y lamentablemente Excel o sistemas similares no cumplen con la esta normativa y no cumplirla va a supone ser sancionado.
Si aún continuabas realizando la facturación de tu empresa en Excel o programas similares, aunque ahora lo veas como un inconveniente en realidad te están haciendo un favor, porque estas herramientas no cumplen con los principios de legibilidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación de esta ley, si, pero además porque:
- Al ser un sistema que no está automatizados no te ofrecen datos sobre tu gestión empresarial, de forma clara y sencilla.
- Generan mucho trabajo extra por ejemplo en la comprobación de pagos/impagos, en el tiempo de realización de presupuestos, albaranes, facturas que es infinitamente mayor. En la presentación de gastos e ingresos para que la asesoría pueda presentar los impuestos y un larguísimo etc.
- No son realmente accesibles y adecuados para el trabajo en remoto y el teletrabajo (trabajar de este modo supone generar montones de errores)
- No ofrecen un control absoluto sobre la gestión empresarial.
¿Qué dice exactamente esta ley para que te impida facturar con Excel?
El artículo 29 en su apartado 2, letra j establece:
“j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”
Esta nueva obligación pretende evitar la manipulación de datos contables y de gestión que permitan llevar una doble contabilidad. Se introduce una nueva obligación dirigida a los productores de softwares de gestión empresarial así como a los usuarios de los mismos, para que cumplan como decimos con los requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Ahora bien para poder cumplir con estos requisitos, el legislador especificará los requisitos técnicos que se deberán satisfacer y la forma en que los softwares se deberán certificar y qué organismos certificadores estarán autorizados, pero aún no se ha publicado. Como este reglamento no se ha publicado, la Administración por el momento no aplicará ningún tipo de sanción.
Sin embargo muchas empresas y autónomos con ganas de hacer las cosas bien, han aprovechado el impulso de esta ley para dejar de facturar con Excel. Quizás también puedas ser un buen momento para tu empresa para decir adiós a sistemas de facturación obsoletos que sabemos que no cumplen con la nueva normativa y apostar por un software de Gestión que cumpla con todos los requisitos y que vaya a estar certificado de la manera adecuada, pero además que nos ofrezca todo lo necesario para realizar una correcta y ágil gestión empresarial.
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