El presupuesto es el documento en el que una empresa indica la cantidad de dinero que se estima que va a costar al cliente un producto o servicio.
Se convierte en un contrato una vez que el cliente lo acepta dentro del plazo indicado en el mismo. Las compañías lo utilizan como herramienta habitual para cerrar el acuerdo de venta. De ahí la importancia de estos y de su correcta gestión.
¿El presupuesto es un contrato?
Para saber si un presupuesto puede ser considerado un contrato debemos tener en cuenta la regulación del artículo 1.254 del Código Civil, que establece lo siguiente:
El contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio.
Además, es importante considerar que, para que exista un contrato, deben darse tres requisitos, regulados en el artículo 1.261 del Código Civil:
- Consentimiento de los contratantes. Es decir, la conformidad con el contrato.
- Objeto cierto del contrato. Puede ser una obra, un servicio o un producto, por ejemplo.
- Causa de la obligación. Es el propósito de la contratación.
Si un presupuesto reúne estos tres requisitos, se considera un contrato y, por lo tanto, es vinculante para las partes.
Para que exista un contrato se deben dar tres elementos: consentimiento, objeto y causa.
El contenido de un presupuesto
El cliente tiene derecho a pedir cuantos presupuestos estime oportunos a tantas empresas como desee. A continuación, podrá comparar lo que ofrece cada proveedor: calidad del servicio, tiempo de ejecución o facilidades de pago, entre otros aspectos.
Estos son los elementos básicos del contenido de un presupuesto:
- Para poder comparar bien los presupuestos, el cliente te puede pedir que le detalles no solo la cantidad, sino también la calidad de los materiales utilizados, y que se lo entregues por escrito para que haya constancia de su contenido.
- El presupuesto debe incluir, además, los datos de la empresa y la forma de pago.
- El presupuesto debe contener el coste del servicio y de todo lo necesario para llevarlo a buen fin: materiales, mano de obra e impuestos. Además, el cliente tiene la obligación de informarte de todos los detalles para que puedas hacer un cálculo correcto.
- Finalmente, puedes establecer un periodo durante el cual los precios indicados sean válidos, para tener un margen de maniobra si los precios de tus proveedores se alteran con el paso del tiempo.
- Si además deseas tratar de aumentar la conversión en ventas, deberás tener en cuenta otros aspectos que ayuden a vender más.
Durante el tiempo en el que el cliente analiza los presupuestos, estos tienen carácter informativo y no se generarán obligaciones hasta que el cliente acepte uno de los presupuestos y presta su consentimiento.
En el momento en que el cliente acepte tu presupuesto, tiene la obligación de facilitarte la ejecución del proyecto y pagarte la cantidad acordada.
¿Es posible la aceptación verbal de un presupuesto?
La aceptación verbal de un presupuesto es legalmente vinculante, pero, para evitar dudas y problemas en el futuro, es muy recomendable que solicites una aceptación del presupuesto por escrito.
Es muy difícil demostrar el contenido de un acuerdo cuando no hay constancia escrita del mismo.
Una vez firmado el presupuesto se convierte en un contrato que las dos partes están obligadas a cumplir.
La estimación de tiempos y costes en un presupuesto
La duración del proyecto es muy importante a la hora de elaborar el presupuesto, ya que, si el tiempo se extiende por causas ajenas al cliente, no podrás cobrar más de lo que estimaste al redactarlo, a no ser que incluyeras una cláusula indicando un precio por día una vez concluido el plazo inicial.
En caso de que durante la ejecución del trabajo aparezcan vicios ocultos que originen cambios sobre lo estimado en el presupuesto, las dos partes deberán prestar su consentimiento al acuerdo por escrito para aceptar el aumento del tiempo y de la mano de obra necesaria, el cambio de calidades o de la cantidad de materiales necesarios.
