LO QUE NOS PEDIRA HACIENDA

¿Qué nos puede pedir Hacienda para justificar dichos gastos?

Suponiendo que cumplimos con todo lo anterior y la Agencia Tributaria no reclama más información sobre las dietas, lo habitual es que nos soliciten la factura y alguna prueba adicional de que se trata de un gasto afecto a la actividad económica. Es decir, un motivo por el que ese día comemos fuera de nuestro domicilio y tenemos derecho a dicha dieta.

Solo con estos dos requisitos para muchos autónomos ya invalida la posibilidad de desgravarse muchos gastos. Porque lo cierto es que desde el principio se ha puesto mucha letra pequeña para dificultar la aplicación de estas dietas.

Supongamos que vamos de vieja a realizar un trabajo a varios kilómetros de nuestra localidad. Hemos madrugado y al llegar tomamos un café o desayunamos. Después a la hora de comer paramos y comemos un menú. Al final del día el gasto que hemos hecho es de 22 euros, que tendríamos derecho a deducir.

¿Cómo pasar el filtro de Hacienda con los gastos deducibles?

Pero tres años después, pueden ser hasta cuatro, de este día Hacienda nos solicita justificar dichos gastos. ¿Podremos hacerlo? Lo cierto es que muchos autónomos no van a poder si no han sido rigurosos en la deducción.

  • Siempre pedir factura nominativa, no basta con una factura simplificada. Lo que muchos conocen como el ticket o incluso el resguardo de la Visa, no tiene validez. Hay que disponer de una factura con todos nuestros datos identificativos y que además refleje hora, lugar, datos de la empresa y modo de pago a ser posible. ¿Vamos a pedir una factura para un refresco y un pincho de tortilla que hemos consumido a media mañana? ¿Y para un café? La respuesta es sí, siempre que vayas a deducirte dicho gasto. Las facturas se tienen que conservar cuatro años.
  • Siempre pagar con medios electrónicos, fundamentalmente con tarjeta de forma que haya un rastreo verificable de dicho gasto.
  • Que el CIF del establecimiento sea de hostelería y aquí cuidado, porque no es el primer restaurante o bar abierto con el CIF de otra actividad diferente y luego no cuadrará a la hora de verificar la deducción.
  • Llevar una agenda de tus trabajos, algo que no todo el mundo hace, pero que es básico a la hora de una inspección tener claro qué hicimos tal día y a que cliente fuimos a visitar o a realizar un trabajo. Como prueba también servirían conversaciones de WhatsApp o correos electrónicos con dichos clientes.

Esta última es la traba más importante para los autónomos. Mantener un histórico de los trabajos realizados, correos, mensajes de comunicaciones con los clientes que sirvan para acreditar que el gasto realizado es afecto a nuestra actividad económica.

Por supuesto si nuestra actividad la realizamos de lunes a viernes, pero el gasto tiene fecha de un sábado o festivo, será complicado poder justificarlo. No es así cuando nuestra actividad se desarrolla de lunes a domingo, como podría ser en caso de un transportista.

Una última cuestión muy importante es conservar correctamente las facturas. Muchas de ellas nos las entregarán en papel térmico, con todos nuestros datos y los del establecimiento. Hasta aquí todo correcto. Pero puede darse el caso que tras varios días guardadas en el coche o años archivadas en la oficina cuando vayamos a buscar los datos simplemente esté en blanco.